Online evenementen winnen steeds meer aan populariteit. Waarbij evenementen jarenlang enkel fysiek werden georganiseerd, beginnen evenementen steeds meer verkapte studio projecten te worden. Je hebt het de laatste tijd misschien wel gehoord. Evenementen die worden omgetoverd tot een hybride variant of livestream evenement.

Mede door de Covid-19 pandemie waarbij fysiek samenkomen lastiger dan wel onmogelijk is gemaakt, worden ogen geopend om te kijken naar vormen die wel mogelijk zijn. Maar wat betekent dit voor de technische invulling van het evenement? En waaraan moet je allemaal denken bij het organiseren ervan? We zetten het allemaal even voor je op een rijtje. Hopelijk kunnen we daarmee iets meer duidelijkheid geven over de veranderingen in de evenementenindustrie.

Fysiek Evenement

De klassieke vorm waarin al jarenlang evenementen worden georganiseerd. Bezoekers komen hierbij samen op een evenementenlocatie, theater, beurshal of hotel waarbij fysiek een presentatie of optreden wordt bijgewoond. Het publiek is hierbij dus daadwerkelijk aanwezig en beleeft het evenementen met zijn of haar eigen zintuigen. Je hoeft bij het organiseren van een dergelijk evenement dus ook alleen rekening te houden met hoe het er op de locatie uit ziet. Audio, verlichting en videosystemen hoeven alleen functioneel te zijn voor de aanwezige bezoekers. Als dat er maar goed uit ziet, dan is het goed. Dit maakt het organiseren van een een fysiek evenement erg overzichtelijk.

Live Stream Evenement

Dat is eigenlijk ook aan de hand bij het organiseren van een live stream. Echter heeft het ‘er goed uitzien’ nu geen betrekking op de aanwezige bezoekers, maar op het beeld dat de camera’s registreren. Je kunt een live stream eigenlijk vergelijken met de uitzending van een live TV show, maar dan zonder aanwezig publiek. Net als bij een fysiek evenement heb je bij een live stream evenement ook apparatuur nodig voor audio, verlichting en video. Dit zijn in basis dezelfde materialen, maar dan specifiek afgestemd op het opnemen van de show en het direct uitzenden ervan. Het gaat er bij zo’n evenement dan ook niet om hoe het er in realiteit uitziet, maar hoe het overkomt op beeld.

Hybride Evenement

Als je beide bovenstaande evenementen combineert ontstaat een hybride evenement. Hierbij heb je zowel bezoekers die fysiek aanwezig zijn en een live stream voor publiek dat bijvoorbeeld geen kaartje heeft kunnen bemachtigen. Vanwege hun herkomst niet kunnen afreizen naar de locatie of op een andere manier verhinderd zijn om fysiek op de locatie te kunnen komen. Hierbij dien je niet enkel rekening te houden hoe de evenementenlocatie eruitziet voor de fysiek aanwezige bezoekers. Je moet ook nagaan hoe het evenement overkomt op beeld voor de live stream. Een leuke uitdaging, want als je fysiek aanwezig bent helpen alle zintuigen mee bij het overbrengen van de boodschap. Op beeld is dit altijd lastiger want je kunt slechts twee zintuigen aanspreken. Ogen en oren.

Wat betreft de keuze voor het materiaal zijn er keuzes te maken. Waarbij je met een fysiek evenement materiaal kiest wat perfect is geschikt voor de aanwezige bezoekers. Kies je bij een live stream materialen die het evenement nog beter laten overkomen op beeld. Bij een hybride evenement, kies je juist voor een speciaal type techniek dat beide aspecten voorziet van een verbluffend resultaat.

Populariteit Live Stream

Het organiseren van een volledig of deels online event heeft de laatste jaren steeds meer aan populariteit gewonnen. Enerzijds heeft dit te maken met de steeds vollere agenda’s in combinatie met een steeds internationaler karakter van de bijeenkomsten. Men vindt het simpelweg te veel tijd kosten om fysiek een meeting bij te wonen Reistijd wordt gezien als verspilling. Soms is het zelfs zo dat de reis langer duurt dan de daadwerkelijke meeting. Enigszins begrijpelijk is het dus allemaal wel.
Anderzijds maakt de ontwikkeling van internet het ook mogelijk om een evenement online uit te zenden. Internet is vandaag de dag bijna overal op de wereld voldoende toereikend om een live stream te kunnen bekijken. Dit maakt het middel namelijk interessanter dan voorheen. Het is nu namelijk direct toepasbaar.

Live Stream Platforms

Voor het beschikbaar maken van je live stream heb je verschillende mogelijkheden. Afhankelijk van het type evenement past een bepaald platform meer of minder bij je. Waarschijnlijk heb je wel eens gehoord van YouTube, Facebook of Instagram, maar er zijn meer mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld ook gebruik maken van video conference programma’s, zoals Zoom, Skype, Microsoft Teams of Cisco Webex. Ieder platform heeft een eigen werkwijze en uitstraling. Zo geven de eerste genoemden een meer openbare uitstraling, maar dat hoeft niet per definitie zo te zijn. Je kunt een live stream bijvoorbeeld ook enkel tonen aan mensen die jouw Facebook pagina volgen. Op YouTube kun je een live stream enkel toegankelijk maken voor mensen die een link van je hebben ontvangen. Voor buitenstaanders is het dan niet mogelijk om jouw video te bekijken.

Zakelijke videoconference applicaties geven een meer besloten uitstraling. Deze worden deze veelvuldig toegepast als er interviews zijn met zogenoemde ‘remote speakers’. Sprekers die niet fysiek op de evenementenlocatie aanwezig zijn. Een goed voorbeeld is hierbij een hybride evenement, waarbij deze sprekers via de camera’s de locatie zien. Zij kunnen via Zoom, Webex, Teams of Skype hun presentatie geven welke op de evenementenlocatie zichtbaar is. Handig als een belangrijke keynote speaker niet de mogelijkheid heeft om langs te komen op de locatie.

Bij gebruik van de bovenstaande platforms ben je afhankelijk van hun diensten. De kans is zeer klein, maar mocht er een storing optreden bij het platform waarop jij de live stream aanbiedt dan kunnen jouw kijkers enkel afwachten. Gelukkig kunnen wij altijd overschakelen naar het gebruik van onze eigen servers. Op deze manier kun je altijd doorgaan met het uitzenden van jouw live stream. Zie het als het extra veiligheid, voor als het vaste platform onverhoopt niet functioneert.

Internet

Bij het uitzenden van een live stream is er één absolute basisbehoefte. Juist; internet. Zonder internet komen jouw beelden simpelweg niet online en kunnen geïnteresseerden jouw evenement niet aanschouwen. Gelukkig zijn veel evenementen en studio locaties tegenwoordig voorzien van een uiterst betrouwbare en snelle internetverbinding. Echter ben je voor de internetverbinding wel afhankelijk van hun provider. Als deze een storing ondervindt heb je er – buiten jouw toedoen – toch last van. Gelukkig heb wij daarvoor de oplossing. Door gebruik te maken van een speciale encoder kunnen wij de live stream zowel via een vaste internetaansluiting als draadloos via 4G zendmasten laten lopen. Mocht het internet van de locatie onverhoopt wegvallen, schakelt de encoder naadloos over naar het gebruik van 4G internet. De kijkers zullen dit niet doorhebben en de uitzending zal in alle gevallen gewoon doorgaan. Een veilig idee. Je kunt er simpelweg van uitgaan dat jouw livestream altijd doorgaat.

Kosten

Wat betreft de kosten voor een evenement levert een hybride variant de meeste voordelen. Bij een fysiek evenement moet je een locatie huren welke groot genoeg is voor het aantal bezoekers. Techniek voor het overbrengen van de boodschap is uiteraard ook nodig. Bij een live stream evenement heb je nagenoeg te maken met dezelfde kosten. Je hebt uiteraard een locatie nodig voor het uitvoeren van de live stream. Aangezien de locatie niet geschikt hoeft te zijn voor een bepaald aantal bezoekers kan deze vaak kleiner zijn. Ten opzichte van een fysiek evenement zijn er wel meer materialen nodig voor het registreren en uitzenden van de livestream. Denk hierbij aan camera’s en beeldmixers voor het broadcasten van de uitzending. In basis zullen beide evenementen elkaar op gebied van kosten dus niet zoveel ontlopen. Techniek zoals microfoons, verlichting en schermen dan wel een LED Wall zijn bij allebei namelijk noodzakelijk en/of toepasbaar.

Ten opzichte van beide beschreven evenementen zijn er wel financiële voordelen te halen bij het organiseren van een hybride evenement. Natuurlijk maak je iets meer kosten bij het organiseren. Je hebt namelijk zowel een grotere locatie als meer techniek nodig, maar daarmee kun je wel meer bezoekers en kijkers bedienen. Inkomsten kun je namelijk werven uit zowel publiek wat op locatie aanwezig is als online deelnemers. Daarnaast is apparatuur dubbel inzetbaar. Verlichting is namelijk zowel bruikbaar voor fysieke deelnemers als online publiek. Hetzelfde geldt voor geluid, zoals bijvoorbeeld microfoons. Enerzijds zorgen microfoons voor een goede verstaanbaarheid op locatie, maar ook op het online platform van de live stream. Erg efficiënt dus.

Waar moet ik beginnen?

Ga je zelf een live stream of hybride evenement organiseren? Dan is het goed om te weten waar je aan moet denken. Op gebied van audio heb je bijvoorbeeld altijd microfoons nodig. Deze vangen namelijk het geluid op voor zowel de live stream als het publiek op de locatie. Afhankelijk van de setting en het type evenement kun je kiezen voor een draadloze handheld, dasspeld of headset microfoon. Is er publiek aanwezig dan heb je ook behoefte aan speakers voor de weergave van audio. Gaat het enkel om een live stream? Dan is dit niet noodzakelijk. Op gebied van verlichting kun je kiezen voor LED theaterspots op statief. Deze zijn ideaal voor een hybride evenement. Zijn er geen bezoekers op de locatie aanwezig? Dan raden wij het gebruik van LED Washlights op statief aan.

Op gebied van camera’s is geen onderscheid te maken tussen een live stream of hybride evenement. Afhankelijk van de setting en het doel van het evenement kun je bijvoorbeeld kiezen voor een setup met 2 remote camera’s. Een veel gekozen basis van kleine events. Wil je toch meer camera posities om meer te kunnen variëren? Dan kun je kiezen voor een grotere setup met bijvoorbeeld 4 camera’s.

Geen ervaring?

Heb je geen ervaring met het organiseren van een live stream? Dan raden wij aan gebruik te maken van onze expertise. Er is namelijk behoorlijk wat specifieke kennis benodigd om een dergelijke uitzending technisch tot een goed eindresultaat te brengen. Je kunt uiteraard altijd contact met ons opnemen. Of het nu gaat om advies over een bepaald product of over de volledige technische invulling van jouw evenement. We staan je altijd graag te woord.

Tip: Kijk ook eens op onze pagina’s voor volledig verzorgde livestream studio’s in Amsterdam.